Es cierto que el Protocolo y la Organización de Eventos son materias complejas, que incluso se abordan en másteres oficiales de varios meses de duración. Por tanto, este breve artículo no puede (ni pretende) concentrar todas las enseñanzas contenidas en ellos. Pero seguro que estos sencillos consejos sobre cómo organizar un evento te serán de gran utilidad si tu empresa va a programar uno próximamente.
Define cuál es el objetivo del evento
¿Qué es lo que pretendes conseguir con el evento? ¿Deseas vender un producto o simplemente promocionarlo entre tus comerciales? ¿Quieres tejer relaciones clave con empresarios o cargos de la Administración Pública? ¿Buscas conseguir leads para una conversión futura y más personalizada? Solo si tienes claro este punto, podrás centrarte en organizar una cita empresarial adecuada. El programa de actividades y todos los detalles del evento variarán en función de ello.
Elige la ciudad adecuada
Si tu empresa es local, lo tienes fácil: organiza el evento en tu ciudad. Pero si es de carácter nacional o internacional, la elección de la ciudad representa un aspecto a resolver. Si es un evento extraordinario, decántate por una ciudad de referencia para tu ámbito de influencia y, sobre todo, que sea bien accesible mediante los principales medios de transporte.
Elección del lugar de celebración
Tras la elección de la ciudad, hay que afinar aún más: toca elegir el lugar de celebración. Decántate por un hotel, un centro de congresos o un recinto ferial que cuente con buenas infraestructuras y pueda dar capacidad a todos los asistentes. Analiza detalladamente sus recursos técnicos, sobre todo si es un evento con grandes demandas informáticas.
Proporciona soluciones de transporte
Aunque el lugar de celebración se encuentre en una ciudad con buena red de transporte, lo más adecuado es proporcionar una solución a medida para desplazamientos desde el hotel, el aeropuerto, la estación central o desde sedes relacionadas con el evento. Compañías de autobuses como Grupo Ruiz, con servicio a empresas, se amoldan a este tipo de requerimientos.
Financiación del evento
La financiación es un aspecto fundamental a la hora de analizar cómo organizar un evento. Las modalidades son amplias: cobro de entrada a los asistentes, recaudación mediante patrocinios, modalidad mixta entre estas dos opciones, sufragación completa de los gastos por la empresa organizadora… Lo ideal es que el departamento económico correspondiente lo evalúe con un experto en la materia.
Elección de fechas y duración del evento
En cuanto a la elección de la fecha, lo ideal es que sea aquella la que puedan asistir más participantes. Y sobre la duración, dependerá del tipo de evento, del número de actividades programadas y de si tendrá un carácter extraordinario que justifique grandes desplazamientos y pernoctaciones en hotel por parte de los participantes. Puedes también consultar un calendario de eventos más amplio para evitar coincidir con otras citas de tu sector o, todo lo contrario, aprovechar dicha celebración complementaria para organizar tu propio evento.
